интересен

Производителност 101: Праймер към философията за извеждане на нещата (GTD)

Първи неща, или GTD, е система за организиране и поддържане на производителността. Отвън може да ви се стори сложно, но крайната цел е да отделите по-малко време да правите нещата, които трябва да направите, за да имате повече време за нещата, които искате да правите. Нека го разделим и да видим как можете да приложите опростена версия към живота си.

Какво е GTD (Получаване на нещата?)

Получаване на нещата готови (GTD) всъщност са две неща: метод на производителност и най-продаваната книга от автора и консултанта по производителност Дейвид Алън. Това е отдавна, и навсякъде е част от ентусиастите на производителността - включително тук, на Goldavelez.com. Все пак никога не сме правили дълбоко гмуркане за това какво е и как можете да го накарате да работи за вас. И тъй като наскоро се гмурвахме в някои от основите на хакерството за нови читатели в нашата 101 серия, решихме, че си струва да се преразгледаме.

Казано по-просто, GTD е метод за организиране на вашите задачи, приоритети и вашия график по начин, който ги прави всички управляеми. Едно от най-големите предимства на GTD е, че прави лесно да видите какво имате в чинията си и да изберете какво да работите по-нататък. Освен това той има силен акцент върху изваждането на вашите задачи от главата и в система, към която можете да се обърнете. Това изчиства ума ви от всякакви психични разсейвания, които ще ви попречат да работите ефективно.

Всичко това звучи чудесно, но GTD също има репутация, че е сложно. Това не трябва да бъде, но част от причината, поради която е спечелена тази репутация, е, че няма никой, твърд, „правилен начин“, който да го практикува. Има редове, за да останете вътре, но няма "направи това, тогава направете това и ги поставете в тази категория" правилник. Няма предпочитано приложение, което да използвате или списание, за да го купите, за да работи. Част от тази неясност го прави лесно да го ремиксирате и персонализирате, за да отговаря на вашите нужди, но също така затруднява подхода. В тази публикация ще ви преведем през основните принципи на GTD от гледна точка на начинаещи и ще ви предложим няколко съвета, които да ви помогнат да приложите опростена, по-достъпна форма към забързания си график и препълнения списък със задачи.

Петте „стълба“ на GTD

GTD е организационна система. Той не поставя правила около това как всъщност вършите работата си. Вместо това се фокусира върху това как улавяте работата, която трябва да свършите, организирате я и изберете това, което се нуждае от вашето внимание. В основата си GTD стои на пет „стълба“ или стъпки за организиране и поддържане:

  1. Заснемете всичко. Вашите задачи, вашите идеи, вашите повтарящи се задачи, всичко. Поставете го в бележник с химикалки и хартия, приложение за задачи, планировчик, каквото предпочитате да използвате, за да се организирате. GTD не казва да използвате конкретен инструмент, но каквото и да използвате, трябва да се впише в нормалния ви поток. Бариерата за използването му трябва да бъде толкова ниска, че никога няма причина да кажете „Ще я добавя в списъка си по-късно“. Искате да заснемете всичко веднага щом се случи, за да не се налага да мислите за това отново, докато не дойде време да го направите.
  2. Изяснете нещата, които трябва да направите. Не напишете просто „Планирайте ваканцията“, а я разделете на изпълними стъпки, за да няма пречка да свършите задачата. Ако има нещо, което можете да направите веднага и имате време да го направите, свършете го. Ако има нещо, което можете да делегирате, делегирайте го. Ето един полезен видеоклип, в който Дейвид Алън обяснява как да изясните задачите си, за да не им е необходимо повече време, за да разберете какво имате предвид, отколкото е необходимо, за да направите нещата, които искате да направите.
  3. Организирайте тези елементи, които могат да се използват по категории и приоритет. Задайте срокове, където можете, и задайте напомняния, така че да ги следвате. Обърнете специално внимание и на приоритета на всеки артикул. Всъщност не правите нито един от елементите в списъка си в момента, просто се уверите, че те са в правилните кофи за по-късно и вашите напомняния са зададени. Накратко, това е време за вашия списък със задачи, пощенска кутия и календар.
  4. Размислете върху списъка си със задачи. Първо, прегледайте задачите си, за да видите какво следва да бъде следващото ви действие. Това е мястото, където изясняващата стъпка се отплаща, защото трябва да можете да изберете нещо, за което имате време и енергия да направите. Ако видите нещо, което е толкова неясно, че знаете, че няма да можете просто да вземете и да изпълните с него, разбийте го. Второ, периодично давайте задълбочен преглед на списъка си със задачи, за да видите къде постигате напредък, къде трябва да коригирате приоритетите си и да определите как системата работи за вас.
  5. Участвайте и се захващайте за работа. Изберете следващото си действие и стигнете до него. Вашата система е създадена така, че да улеснява намирането на това. Вашите задачи се организират по приоритет и се поставят в категории. Знаеш какво да работиш и кога. Те са счупени на управляеми парчета с размер на хапки, които са лесни за стартиране. Време е да се захванете за работа.

Това са основните принципи на GTD. В основата си GTD ви дава начин да получите всичко необходимо за запомняне от главата си и в система, която може да ги запомни за вас, да ги организира и да ги раздели на парчета, с които можете да работите. По този начин следващия път, когато погледнете списъка си със задачи, не трябва да има объркване относно това, с какво имате време да се справите или кое е най-важното. Можете да прекарвате по-малко време в мислене за това какво да правите и как да работите и повече време всъщност да работите.

Как да започнем с GTD

Сега, когато разбирате основните предпоставки на GTD, да започнете е просто. Всъщност, много от стълбовете на GTD вече са част от вашия работен процес. Може би вече имате приложение за задачи или редовна среща с шефа си, за да обсъдите приоритетите. Може да изглежда обезсърчително - или като че ще прекарате повече време да се организирате с нещо като GTD, отколкото всъщност ще прекарате, вършейки вашата работа - но не е необходимо да бъде по този начин. Ето как да започнете.

Първо, ви трябва някакъв инструмент, за да уловите и организирате всичките си идеи, задачи, отговорности - всичко, което трябва да запомните. Вероятно вече имате любимо приложение, дневник и планиращ списък със задачи, които използвате, за да останете организирани. Ако не го направите, потърсете такъв, който работи с вашия поток. Когато шефът ви изненадва с нова задача, докато работите върху нещо друго, искате инструмент, който ви позволява да извадите тази задача от главата си и в системата си възможно най-бързо. По този начин не е нужно да се стресирате върху него или да се опитвате да го запомните по-късно. Ако текущото ви приложение за задачи не ви дава такава свобода, намерете това, което го прави, дори ако е бележки след него или бяла дъска.

На следващо място - и ето това, което повечето от нас не правят сега - отделете малко време всяка седмица или в началото на всеки ден, за да се свържете наистина с вашите задачи. В крайна сметка няма по-бърз начин да губите време за работа от това да работите на сляпо, без да мислите за голямата картина или какво друго трябва да направите, това е по-належащо. Уверете се, че тези задачи са подредени в конкретни задачи, които можете да вземете и стартирате с всеки път, когато имате време да ги направите. Уверете се, че те също са организирани по приоритет, така че никога не трябва да губите време, за да разберете какво е най-важно да работите. В идеалния случай, когато приключите, вашите задачи трябва да бъдат лесни за сканиране, вие ще можете бързо да видите какво е най-важно, какво отнема най-много или най-малко време за изпълнение и какво трябва да се справите след това (и след това, и след това.)

Как да организирате тези задачи зависи от вас, но не забравяйте, не прекалявайте с вашия метод. Малките неща го правят и ако списъкът ви със задачи започва да се раздува с категории, различни приоритети и всякакви етикети и знамена и функции, време е да се върнете на квадрат и да опростите. Лично аз всяка сутрин прекарвам около пет минути, като се уверя, че всичко в списъка ми със задачи отразява всичко, което трябва да направя в този ден, и всичко, което е голямо или неясно, има достатъчно яснота, за да мога да го изпълня. След това веднъж седмично си давам около половин час до час за седмичен преглед, където правя по-задълбочено гмуркане, уверете се, че проследявам всичко, което имах предвид, но съм пренебрегван, добавям всякакви продължителни идеи в моя списък със задачи, делегирайте каквото мога, направете си малко мозъчна атака и преместете приоритетите си, ако се наложи.

Намерете GTD-приятелска система, която работи за вас

Може да си помислите, че самият Дейвид Алън използва някакъв скъп плановик или множество приложения за задачи, за да прави това, което прави. Той не го прави. Всъщност той просто използва хартия. Всъщност работното му пространство винаги има бележници наблизо, така че той може да записва бързо идеи и задачи и да ги изважда от главата си.

Ако и на вас ви харесва подходът на хартия, споменатата по-горе система Bullet Journal е много удобна за GTD, тъй като ви насърчава да отделяте време за преразглеждане и определяне на приоритетите на своите досиета и улеснява добавянето на нови доси в списъка ви., Той добавя повече структура, отколкото изисква GTD, но това може да работи за вас.

Ако предпочитате ориентирания към приложението подход, имате много възможности. Evernote е популярен избор и ние споменахме как да го направим GTD-приятелски в миналото, заедно с някои шаблони, за да започнете. Предпочитам Springpad, той лесно се масажира и в GTD-приятелски организатор. Microsoft OneNote е еднакво мощна и еднакво приятелска за GTD. И трите са чудесни за GTD, дори и да са малко тежки и богати на функции.

Не е нужно да използвате многофункционални приложения като Evernote или OneNote за GTD, ако не искате. Дори прости приложения за задачи като GQueues, Doit.im и дори собственото приложение на Reminders на Apple, които добре пасват на формата. Всъщност всяко приложение или инструмент за вземане на бележки, който също ви позволява да организирате, давате приоритет и преглеждате нещата, които трябва да направите, ще работят добре. Това каза, някои го правят по-лесно от други, а някои са проектирани с GTD в предвид. Следете за това, ако търсите.

Не забравяйте, че това е само една философия

GTD работи много за това, но да не забравяме: това е само една философия. Не е за всеки и може да не е най-добрата система за производителност за вас. Има много системи и методи за производителност навън, и докато някои хора обожават GTD като Библията, това е само една много популярна система от мнозина. Най-добрият начин да го използвате е да го масажирате в система, която работи най-добре за нуждите, а не стриктно да спазвате всички свои правила. Умира да бъде ремиксиран и адаптиран.

Например, ако вашите задачи влизат под формата на имейли, входящата ви поща трябва да е част от вашата система. Поддържането на вашата пощенска кутия чиста или поне организирана е част от стъпките „улавяне“ и „организиране“ по-горе. Този работен процес на Gmail помогна на собствената ни Мелани Пинола да получи входящата си поща под контрол и аз все още се кълна в „Довереното трио“ на Джина Трапани на пощенските папки, не защото прави входящата ми поща да изглежда чиста, а защото съчетава заснемане и изясняване в едно. Ако сте студент, този полезен работен процес в колежа може да ви хареса, тъй като се занимава както с часове (задачи, доклади, изпити), така и с контекстуални (изучаване, организиране на бележки, изследвания) елементи. Каквото и да правите, уверете се, че работи за вас и че е така. Не се хващайте на производителността заради производителността.

Допълнително четене

Досега разполагате с инструментите, за да започнете работа с GTD и да работите за вас. Наистина сме надраскали само повърхността и действителната книга предлага по-конкретни съвети и примери, които можете да приложите към вашите специфични нужди. Ако търсите повече ресурси, ето кратък списък на статиите, които си струва да прочетете:

  • Практикуване на опростен GTD
  • GTD Times
  • Дзен навици "Получаване на нещата често задавани въпроси"
  • 43 Начало на папки с Ръководство за GTD
  • GTD Toolbox на Mashable
  • Нашата страница с GTD

Не забравяйте, че целта на GTD е да отдели малко време за организиране, за да получите голямо изплащане на времето, което бихте отделили за ненужна, непродуктивна работа. За усилията си ще бъдете по-организирани и спокойни, защото никога няма да се наблягате на това какво да правите по-нататък, как да го направите и кога ще имате време - вашата система ще се справи с това вместо вас. Крайният резултат е, че сте по-добре в тон с работата си и сте по-ангажирани с живота си.