интересен

Получаване на нещата, десет години

Не чувате много хора да говорят за системата за производителност вече. Не е толкова колоритен или удобен за инсталиране, както Bullet Journal, и въпреки че различните приложения твърдят, че „работят с GTD“, всички те са малко по-къси - защото в основата си GTD е аналог. Това е система, която работи, ако позволявате на Gmail автоматично да сортира имейла ви по категории или ако оставите приложението да сканира вашите документи, за да изтегля до-доси или елементи от календара, тъй като цялата работа на GTD е, че активно следите и събирате всяка задача, отговорност или проблем (известен още като „Отворен цикъл“), който идва по твоя начин. Трябва да прегледате всеки имейл и да запишете всяка среща, защото ако прекарвате време, притеснявайки се дали приложението е пренебрегнало автоматично да насрочи нещо, това е отворена верига, която заема място в ума ви и ви пречи да получите нещо друго.

Прекарах последните десет години, изчиствайки тези бримки. Обработка на моя собствен имейл. Планиране на моя собствен календар. Записване на собствените ми задачи. Използвам приложения (календар, фитнес, банка), за да ми помогнат да управлявам цялата тази информация, но не вярвам колекционната част на никого, освен на себе си.

Правейки всичко това - практикувайки GTD - промених мозъка ми. Не мога да измисля нещо повече, без автоматично да го разделя на неговите компоненти, отделните действия, които трябва да бъдат завършени преди самото нещо. Не мога да си представя понеделник без седмичен преглед или отворен цикъл, който оставям да седя в главата ми по-дълго, отколкото ми отнема да посегна за моето повсеместно устройство за улавяне.

Все пак не го смятам за повсеместно устройство за заснемане. Това е просто моята тетрадка.

Голяма част от написаното от Дейвид Алън в опуса му от 2001 г. е остаряло. (Той съветваше хората да създават отделен списък от следващи действия, които биха могли да направят само когато са до телефон.) Има преработено издание от 2015 г., което все още не съм чел, и предполагам, че се занимава с обработка на текстове и сканиране. Twitter емисии и вероятно вече е остарял, защото не включва съвети за улавяне на Open Loops от Slack.

Но няма нужда да го чета, защото вече съм ... преобразен. Окабелена. Оптимизиран за производителност без стрес и готов да свърши нещата.

Как да станат нещата промениха живота ми

Не мога да си спомня дали прочетох публикацията на Goldavelez.com на Джина Трапани на „опростен GTD“ преди или след като открих 43 папки на Мерлин Ман, но много хора говориха за GTD през 2007 г. и тъй като току-що започнах в първата работа в офиса, която изискваше да поема отговорности отвъд „да отговарям на телефоните“, бях готова за това. (Писах до-доси на парчета хартия и пресичах предмети и ги пренаписвах на следващата сутрин.) Казах на шефа си, че искам да прочета тази книга за производителността и след това отидох до Границата от другата страна на улицата от офиса ми и го купих.

Цялото нещо се вписваше в мозъка ми като мелодия; незабавно запомнящо се, като всяко парче се влива в следващото. Отворих електронна таблица и започнах да катализирам всяка незавършена задача, добавяйки нови редове под клетките, за да разчупя отворените контури на отделни следващи действия. Влязох в гардероба, за да намеря нещо, което може да служи като специална пощенска кутия за парчета хартия и други физически вещи, които трябваше да бъдат обработени в задачи и действия. Попитах шефа си дали офисът ще ми позволи да купя 43 папки и висящ файл, в който да ги съхранявам.

Сигурен съм, че станах GTD Dork на офиса след това. Прозелитизирах. Накарах моите колеги да прочетат книгата и дори убедих няколко от тях да седнат в онлайн семинар с участието. (Той случайно сподели екран, който включваше някои от неговите по-лични следващи действия. Беше странно.) Попитах HR дали да отида на един от големите семинари на GTD, какъвто те провеждат в балните зали на хотела, ще се счита за професионално развитие.

Но много неща свърших. Станах известен като човек, който можеше да балансира множество проекти, без да пропуска срок. Написах всяка отговорност, разбих я в отделните й действия и прегледах всичките си изключителни действия веднъж седмично. Направих и частта от GTD, която е тайно най-трудна; тази, която превръща GTD от електронна таблица в система за производителност:

GTD работи, защото ви позволява да преобразувате всичките си неизпълнени отговорности на едно място. Не е нужно да разхищавате мозъчното пространство, мислейки „трябва да вземеш тоалетна хартия, не забравяй тоалетна хартия“, защото тя е записана, заедно с „чернови контури“ или „изпрати мелиса за фактура“ или каквото друго трябва да направиш. (Да, можете да разделите списъка си на категории, ако не искате да виждате „вземете тоалетна хартия“, смесена с вашите работни неща.) Това беше големият смяна на играта за мен; идеята, че бих могъл да напиша, да го разделя на отделните му действия и да поставя всички тези действия в един и същ документ.

GTD също работи, защото ви дава възможност бързо да сканирате списъка си със задачи и действия - буквално списъкът със задачи през целия ви живот - и да изберете едно действие, което да завършите. Но вие също трябва да го попълните. След това, веднага щом сте готови, трябва да завършите нещо друго.

Как GTD подрежда останалите приложения и системи за производителност

Опитах редица приложения и системи за производителност от стартирането на GTD. Изтеглих и изтрих Запомнете млякото повече от веднъж; беше добре, но можех да проследя и организирам задачи много по-бързо в електронната си таблица.

Известно време опитах да разтоваря проекти на Kanban Chart и макар да ми беше забавно да местя лепливи бележки наоколо, само пресъздавах данни, които вече имах в моя основен GTD списък - и нямах нужда от два списъка. (Наличието на два списъка означава, че можете да актуализирате единия и да забравите да актуализирате другия. Ако трябва да прекарвате време в притеснения, ако системата ви е точна, това е времето, когато не харчите да правите нещо друго.)

Имаше период от време, през който не поддържах електронна таблица и прехвърлих всичко на Basecamp, защото ми даде просто функционалността, от която се нуждаех. Исках да запазя един общ списък от следващи действия, които бих могъл да разделя на категории. Не исках приложението да предлага, съветва или организира от мое име.

Но тази стара версия на Basecamp в крайна сметка спря да се синхронизира с моя телефон, което означаваше, че вече не мога да му се доверя - и новата версия на Basecamp има много повече функции, отколкото ми трябват.

Така че пазя електронната си таблица. Изглежда много по-различно от това, когато за първи път започнах да използвам GTD, но работи. Понякога се замислям да премина към Bullet Journal - аз обичам цветни маркери - но тогава си спомням, че хартията се раздробява и се прехвърля в кутии, а системата ми за електронни таблици има този точен запис на всичко, което съм попълнил, за да мога да изтегля и справка, когато трябва.

Как се промени моята практика по GTD

Практикувам GTD вече почти десет години. Все още записвам всичко, дори ако това е задача, която планирам да свърша веднага след като стана от леглото и вляза в домашния си офис. (Всички знаем, че преминаването през вратата ни кара да забравим нещата, нали?)

Аз все още поддържам специална пощенска кутия за поща, случайни документи на хартия и случайни неща, които трябва да отидат някъде, докато разбера какво да правя с нея. Спрях да използвам папка на Tickler около 2012 г .; Google Календар може да се справи с повечето ми напомняния и нямаше достатъчно хартия, за да поддържа система с 43 папки.

Правих седмични прегледи в петък, като начин да разсъждавам за седмицата, която току-що завърших; сега ги правя в понеделник, като начин да планирам предстоящата седмица.

Подреждам и следващите си действия по дата - например „ето какво искам да свърша във вторник“ - вместо да ги поставя в един и същ списък. Имам електронна таблица, която организирах като календар и всеки ден има своя списък с професионални и лични задачи, които проверявам, докато ги изпълнявам. Когато обработвам елементи в тази електронна таблица, аз не само разбивам елементите в техните индивидуални действия, но и решавам в кой ден ще се свършат.

Все още поддържам отделен списък на някой ден / Може би действия по стар акаунт на Basecamp, които все още не съм пуснал - той съдържа запис на толкова много изпълнени задачи! - Дори, че списъкът Някой ден / Може би е предимно мъртъв. GTD ми направи един ден; Постигнах толкова много, като казах „Добре, искам да свърша това. Как и кога ще го направя? “

И тогава го правя. Това е най-трудната част от Първи неща. Останалото е просто много добро отбелязване.