полезни статии

Как да овладеем Microsoft Office Excel

Електронните таблици са мечта, управлявана от данни на глупаците. За повечето редовни хора обаче те са сложна каша. За щастие няма нужда да бъдат. Ето как да пренасочите данните по своя воля с Microsoft Excel 2016.

Станете и стартирайте бързо с Excel

Excel е измамно прост за начало. Интерфейсът на лентата работи точно като другите приложения на Microsoft. Всеки раздел в горната част отваря нова селекция от опции на менюто. Ако не можете да намерите функция, която търсите, разгледайте другите раздели, за да я намерите. Можете също да щракнете върху зеленото поле, което гласи „Кажете ми какво искате да направите“, за да потърсите опция от менюто.

Когато създавате нов документ, можете също да избирате от голямо разнообразие от шаблони. Excel 2016 може да търси хиляди онлайн шаблони, включително лични бюджети, ваканционни маршрути, отчети за разходите, списъци с инвентаризация и други. Можете да търсите в списъка с шаблони за ключови думи или да преглеждате страници с маркери направо в приложението. Можете също да разглеждате онлайн шаблони на Excel тук.

Тази серия предполага, че разбирате основите, но ако имате нужда от опресняване, можете да разгледате официалните ръководства на Microsoft за бързо стартиране тук.

Как да направите най-често срещаните, важни задачи в Microsoft Excel

Електронните таблици могат да бъдат толкова прости, колкото основна таблица, и толкова сложни, колкото автоматичен ролеви лист с характер на играта. Въпреки че нуждите на всеки са различни, има няколко основни задачи, които можете да комбинирате, за да направите най-здравата електронна таблица, от която се нуждаете. Ето как да направите някои от най-съществените задачи.

Как се прилага условно форматиране

Форматирането на клетки в електронна таблица може да превърне скучен списък от числа в полезен документ, който е лесен за четене. Можете да зададете ръчно цветове на текста и фона, размер на текста, акценти и рамки, за да помогнете за четене. Най-полезната характеристика, обаче, е способността да се стилизират клетки въз основа на това, което има в тях.

Например, на екрана по-горе имам електронна таблица с филми за комикси и колко пари са направили в националните и световни каси (да, наистина имам това, млъкнете). Ако искам да мога да видя с един поглед кои филми са постигнали най-много и кои са най-малко, мога да използвам условни цветни скали.

За да приложите стил, изберете клетките, към които искате да приложите стила. В моя случай избрах всички клетки под една колона. В раздела Начало ще намерите бутон, наречен Условно форматиране. Кликнете върху това и ще видите селекция от стилове, които можете да приложите. Когато задържите курсора на мишката върху всеки елемент от менюто, ще видите преглед на живо, за да можете да видите как ще се показват вашите данни, след като направите избор. В екрана по-горе използвах стил, наречен "Зелено - бяло - червена скала на цвета." Най-високите числа са оцветени в зелено, докато най-ниските са оцветени в червено.

Ако решите, че не харесвате стил или искате да го промените, първо трябва да изчистите стария стил. За целта изпълнете следните стъпки:

  1. Щракнете върху раздела Начало.
  2. Под секцията Редактиране щракнете върху бутона Изчисти.
  3. В падащото меню, което се показва, изберете Изчисти формати.

Можете да приложите колкото искате, така и няколко стила, за редица клетки. Можете също да създадете свои собствени правила за стилизиране, ако Excel няма опцията, която вече ви е необходима. Имайте предвид, че стил ще бъде приложен към всяка избрана от вас клетка, така че как ще изберете вашите клетки може да повлияе на начина, по който стилът изглежда. Например, в електронната таблица по-горе, ако прилагах стила по-горе към колоните на вътрешния и глобалния бокс офис едновременно, всички вътрешни стойности биха били в червения край на спектъра, правейки стила безполезен. За да бъда полезен, трябваше да прилагам стила към всяка колона поотделно.

Замразяване на редове и колони, за да направите браузването по-лесно

Първият ред или колона на вашата електронна таблица често се използва за етикети. В моята примерна електронна таблица искам да мога да видя коя колона работя, без значение колко много филми за супергерои трябва да превъртя миналото. Можете да заключите етикетите си на място, като използвате функцията Freeze Panes.

В раздела Изглед, в секцията Прозорец, ще видите бутон, наречен Freeze Panes. Ако щракнете върху падащото меню тук, ще намерите три опции:

  • Freeze Panes: Тази опция ще заключи всички редове над курсора и всички колони вляво от курсора. Така че, например, ако искате да запазите първия ред и първата колона на електронната си таблица, поставете курсора си в клетка B2 и щракнете върху този бутон.
  • Замразяване на горния ред: Тази опция ще замрази само първия горен ред в електронна таблица.
  • Замразяване на първата колона: Тази опция ще замрази най-лявата клетка в електронна таблица.

След като изберете някоя от тези опции, първата опция за замразяване на панели ще се промени на „Размразяване на панели“. Ще трябва да размразите всички панели, преди да изберете нови, за да се заключите.

Използвайте формули и функции, за да направите сложна математика

Всички тези кутии с номера няма да са много полезни, ако не можете да направите нищо с тях. Формулите и функциите в Excel ви помагат да направите много сложни изчисления, за да можете да направите смислени заключения от вашите данни.

Формулите са най-основният начин да правите математика в Excel. Всички формули започват със знак =. След това можете да създадете основни проблеми, използвайки етикети на клетки. Например, на екрана по-горе, кажете, че искам да видя колко са направили двата самостоятелни филма за Върколака в целия свят. Бих използвал следната формула:

=F29+F31

Това ще добави двете числа заедно - $ 373 + $ 414 -, за да ми даде обща обща сума от 787 милиона долара (всяка стойност на клетката представлява милиони).

Excel също така разполага с много предварително направени функции, за да направи по-сложна математика за вас. Например, кажете, че искате да разберете колко пари са направили средно в световен мащаб филмите X-Men в горната електронна таблица. За това можете да използвате функцията AVERAGE. За да вземете средната стойност на всички тези филми, ще използвате следния ред:

=AVERAGE(F26:F33)

Двоеточието в този ред показва, че функцията AVERAGE трябва да включва целия диапазон от клетки между първата и последната клетка. Така че, тази функция ще вземе средната стойност на всяка стойност за X-Men филм в колона F.

Можете също да влагате функции помежду си. Например, кажете, че искам да открия средния потребител за рейтинг на Rotten Tomatoes за всеки X-Men филм. Средната оценка на всички клетки в H26 до H33 в екрана по-горе завършва с три десетични знака. Вместо това искам да закръгля това число до един десетичен знак. Според документацията на Excel функцията ROUND трябва да бъде форматирана така:

=ROUND(number, num_digits)

Тук “числото” показва числото, което искам да закръгля, а “num_digits” представлява броя на цифрите, към които искам да закръгля номера. В този случай числото, което искам да закръгля, е резултат от функцията AVERAGE. Така че, за да изрежа тези допълнителни десетични знаци от средното, ще използвам следната функция:

=ROUND( (AVERAGE(H26:H33)), 1)

Това се нарича вложена функция. Първо, Excel изчислява средната стойност на клетките в H26 до H33 (вижда се удебелено по-горе). Тогава той използва тази средна стойност като аргумент във функцията ROUND. 1 в края на реда показва, че числото трябва да бъде закръглено до една десетична запетая. Така че, вместо да получите средна оценка от 78, 875, която е реалната средна оценка, виждате 78, 9 в последния лист.

Както можете да видите, формулите и функциите могат да варират от много прости до невероятно сложни. Тези примери едва надраскват повърхността на това, което можете да направите с формули и функции. Можете да разгледате това ръководство от How-To Geek за по-дълбоко гмуркане в това, което можете да правите с функции. Можете също да разгледате функциите, вградени в Excel, и да научите как да ги използвате тук.

Използвайте въртящи се таблици, за да направите значими заключения

В горния пример използвах функции за ръчно създаване на таблица с информация за моята електронна таблица. Обобщените таблици предлагат по-лесен начин да направите това, без да се налага внимателно да изработвате сложни формули, за да вършите основни задачи като закръгляне на средна стойност. Когато имате работа с големи масиви от данни, това може да бъде безценно.

Можете да създадете въртяща се таблица по един от двата начина. В раздела Вмъкване можете да щракнете върху Препоръчителни оборотни таблици, а Excel ще ви предложи таблици въз основа на данните, които вече сте въвели в електронната си таблица. Освен това можете да щракнете върху PivotTable, за да създадете ръчно своя собствена. И двамата ще отворят интерфейса на въртящата се таблица на нов лист.

В въртяща се таблица можете да изберете конкретни подмножества от вашите данни, които да анализирате. Например, кажете, че искам да видя средните оценки на Metacritic Review. От дясната страна на екрана ще избера полетата Филм, Метакритични и Метакритични потребители. Това ще ми даде следната таблица:

По подразбиране таблицата ще ми покаже сумата от всеки ред. Макар че това би било удобно за нещо като обща брутна каса, в този случай сумата от оценките е безполезна. Ще трябва да го ощипам. За да направите това, щракнете върху стрелката на падащото меню до „Сума от метакритични“ в полето Стойности. След това щракнете върху Настройки на полето за стойност. Това ще ми даде нови възможности за това кои данни да се показват.

В раздела Обобщение на стойностите по избор ще избера средно, тъй като това е по-смислено изчисление. След това ще направя същото за полето Sum of Metacritic Users в полето Values. Това ще ми даде много по-полезна таблица:

Както в последния раздел, този запетаящ десетичен знак в колоната Metacritic ме притеснява. За щастие, този път няма нужда да се занимавам с вложени функции. За да поправя това, ще отворя отново менюто с настройки на полето на стойност. Този път ще щракна върху бутона в долната част на прозореца, който казва Формат на числото.

В списъка с категории отляво на новия прозорец, който се появява, ще избера номер. Тук мога да избера колко десетични знака искам да включа. За колоната Metacritic ще избера нула, така че е в съответствие с оригиналния показател за оценка. Ще направя същата промяна за колоната Metacritic Users, но този път ще избера една десетична запетая, тъй като потребителите на Metacritic оценяват по скала с една десетична запетая. Новата ми маса е много по-чиста:

Новата ми опорна таблица е много по-лесна за четене. Можете да използвате въртящи се таблици, за да изследвате данните си по различни начини, без да променяте листа, на който се съхраняват вашите данни. Например, мога бързо да добавя колони за рейтинги на данни от Box Office или Rotten Tomatoes. Също така бих могъл да плъзна полето за филм от полето Редове към полето Филтри, така че таблицата ми показва само общите стойности за всяка колона, вместо самите отделни линии.

Когато имате работа с огромни набори от данни, въртящите се таблици стават от съществено значение. Понякога те могат да бъдат малко трудни, ако вашите данни не са форматирани съвсем правилно (празните редове, които оставям между различни франчайзи, редовно изхвърлят автоматичните оборотни таблици), но те често са много по-бързи и гъвкави от създаването на вашите собствени таблици от формули.

Вмъкнете прекъсвания на страниците, за да направите печатащите електронни таблици лесни

За разлика от Word документи, електронните таблици не са проектирани с обикновени, лесни за печат страници в ума. За да компенсирате това, използвайте функцията Page Break Preview. С него можете да промените как е разделен листът ви и какви данни трябва да се отпечатват на коя страница.

За да отворите този изглед, щракнете върху раздела Изглед. В секцията Преглед на работната книга щракнете върху Преглед на прекъсване на страница. Електронната ви таблица ще намали мащаба и ще ви покаже кои секции ще се отпечатват на всяка страница. Можете да плъзнете всеки ред, за да промените размера на секциите, както сметнете за добре.

Ако искате да добавите още почивки на страници, изпълнете следните стъпки:

  1. Поставете курсора си върху реда или колоната, където искате да създадете нова почивка на страницата.
  2. Кликнете върху раздела Оформление на страницата в интерфейса на лентата.
  3. Кликнете върху бутона Прекъсвания.
  4. В падащото меню, което се появява, щракнете върху Insert Page Break.

В случай на много дълги документи Excel може да въведе автоматични прекъсвания на страниците, когато достигнете максималното количество пространство, което може да се побере на дадена страница. Не можете да премахнете тези прекъсвания на страниците, но всеки от другите, включително прекъсванията на страницата, които добавяте, може да бъде преместен или премахнат по желание. За да се върнете към нормалния изглед, върнете се в раздела Изглед в лентата. Под изгледи на работната книга щракнете върху Нормално.

Създайте диаграми, за да визуализирате вашите данни

За да получите по-добра представа как изглежда вашите данни, можете да създадете персонализирани диаграми въз основа на всички или на част от данните във вашата електронна таблица. Excel се предлага с много готови стилове, от които можете да избирате, или можете да персонализирате своите диаграми според вашите нужди.

За да създадете диаграма, първо изберете клетките, които искате да включите. В някои случаи може да се наложи да форматирате клетките си по определен начин, за да ги разбере Excel, но можете да прочетете как да форматирате клетките си за всеки тип диаграма тук. В този пример ще използваме данните от филма за кинематичната вселена на Marvel в екрана по-горе. Ще избера всичко в колони A, E и F.

След като изберете данните си, щракнете върху лентата Вмъкване в лентата. В секцията Графики ще видите бутон, наречен Препоръчителни графики. Това автоматично ще избере типа диаграма, който Excel смята за най-добър въз основа на данните, които сте избрали. В моя случай избрах „групирани колони“ от моите предложения.

След като създадете вашата диаграма, можете да я персонализирате според нуждите си. В моя случай има няколко неща, които не харесвам в това. Искам да променя заглавието на диаграмата, така че да е по-описателно. Искам да добавя етикет към лявата ос, за да покажа, че числата се измерват в милиони. Също така би било хубаво, ако цветовата схема беше малко по-малко скучна.

Първият проблем е лесен. Можете да щракнете върху заглавието на диаграма, за да го промените. За да промените етикетите на осите, първо трябва да добавите един. Щракнете някъде в празното място на диаграмата, за да изберете самата диаграма. Три бутона се появяват до горния десен ъгъл на диаграмата. Кликнете върху първия бутон със зелена икона плюс. Тук можете да добавите елементи като заглавие на оста. След това можете да щракнете върху етикета, за да го редактирате по същия начин, по който сте редактирали заглавието.

За да промените стила на диаграмата, изберете го и щракнете върху полето със символ на четка за рисуване върху него. Тук можете да избирате от селекция от предварително зададени стилове. Можете също да промените цветовата схема на вашата диаграма, като щракнете върху Цвят в горната част на полето за избор на стил. Не изглежда ли тази диаграма толкова по-хубава?

По подразбиране всички нови диаграми, които създавате, ще се показват на отворения лист. Ако предпочитате да държите своите диаграми отделно, можете да ги преместите в техния собствен лист. За целта щракнете с десния бутон на мишката върху диаграмата и изберете Move Chart. В полето, което се показва, изберете „Нов лист“ и му дайте име. Щракнете върху OK и диаграмата ще бъде преместена в собствения си лист.

Най-добрите нови функции на Excel 2016

Основите на електронните таблици са толкова основни, колкото и самата математика. Въпреки това, Microsoft успя да добави нови полезни функции в Excel 2016. Ето някои от най-добрите инструменти в най-новата версия:

  • Можете да търсите лентата: Подобно на другите нови приложения на Microsoft Office, можете да търсите в лентата, ако не можете да намерите функцията, която търсите. Щракнете върху зеленото поле в горната част на екрана с надпис „Кажете ми какво искате да направите.“ Въведете ключови думи или опишете какво искате да направите и Excel ще ви предложи функции.
  • Сътрудничество с други в реално време: Друга функция, обща за всички приложения на Office, можете да споделяте документите си в акаунта си в OneDrive и да работите с други потребители в същия документ по едно и също време. Подобно на Google Документи, всеки може да вижда промените един на друг, докато се случва.
  • Проучване в приложението с Smart Lookup: Ако трябва да намерите бърза информация за клетка в документа си, можете да използвате инструмента Smart Lookup, за да го намерите, без да се налага да напускате приложението. Можете да получите връзки към Уикипедия, дефиниции на думи и да получите резултати от търсенето на изображения на Bing всички в Excel.
  • Начертайте формулите си с мастилни уравнения: Някои математически уравнения са по-лесни за писане, отколкото са за въвеждане. В Excel 2016 можете да изготвите математически уравнения, за да ги добавите във вашата електронна таблица. Това е особено удобно, ако на вашия компютър имате стилус или сензорен екран.

Има много повече заровени стари и нови функции, погребани под повърхността. Можете да разгледате повече за най-новите версии на уебсайта на Microsoft.

Работете по-бързо в Excel с тези клавишни комбинации

Можете да намерите пълен списък с клавишни комбинации за почти всичко в Excel на уебсайта на Microsoft тук. Ето някои от най-често срещаните, които ще използвате всеки ден:

  • Ctrl + N / Ctrl + O / Ctrl + S: Създаване, отваряне и запазване на документ.
  • Ctrl + X / Ctrl + C / Ctrl + V: Изрязване, копиране, поставяне
  • Ctrl + B / Ctrl + I: Bold, Italic
  • Ctrl + Страница нагоре / страница надолу: Следващ / предишен лист
  • Ctrl + F1: Разгънете или свийте лентата
  • Alt + H: Отидете на раздела Начало на лентата.
  • Ctrl + стрелки: Преместване към ръба на секцията
  • Shift + Space: Изберете целия ред
  • Ctrl + Space: Изберете цялата колона
  • Ctrl + ;: Въведете текущата дата.
  • Ctrl + Alt + ;: Въведете текущото време.

Excel също така поддържа много от същите преки пътища за текстова навигация, които разгледахме преди тук. Можете също да навигирате в лентата, като натиснете Alt. След това приложението ще ви покаже какъв бутон можете да натиснете, за да промените раздели или да получите достъп до функциите в момента.

Допълнително четене за потребители на захранване

Почти няма ограничение за начините, по които можете да използвате Excel за създаване на собствени електронни таблици. Можете да създадете всичко от прост списък със задачи до листове, които са дяволски близо, като собствени приложения. Ето още няколко четения, които да ви помогнат по пътя ви:

  • Четири умения, които ще ви превърнат в нинджа на електронна таблица : Овладяването на електронните таблици е изкуство. Нашето ръководство тук ще ви научи за формуляри за въвеждане, статистически изчисления, въртящи се таблици и макроси.
  • Научете как да овладеете VLOOKUP за лесно намиране на данни : Една от най-полезните функции в Excel се нарича VLOOKUP. Това ви позволява да търсите едно парче данни в електронната си таблица въз основа на друга информация, която вече знаете. Например, ако имате документ, в който са изброени името, цената и SKU на продукта, можете да създадете формула, която намира цената, когато въвеждате име или SKU.
  • Изтеглете безплатни шаблони на Excel за управление на времето, парите или производителността : Няма нужда да преоткривате колелото. Excel има не само вградено огромно хранилище от шаблони за електронни таблици, но и можете да намерите много повече онлайн, според вашите нужди. Намерете този, който ви харесва, преди да се опитате да изградите своя от нулата.
  • Формули на Excel: Защо се нуждаете от формули и функции? : Тази колекция от ръководства от How-To Geek обхваща междинни до напреднали уроци за това как да използвате Excel функции и да създавате свои собствени формули.

Електронните таблици не са толкова скучни, колкото филмите ви накараха да повярвате. Въпреки че може да отнеме малко работа, за да започнете, можете да превърнете досадно събраните данни във визуално впечатляващи и информативни графики.

отворено