интересен

Как да накарате Google Drive да работи като настолен апартамент

Google Drive и приложенията в него - Документи, Таблици и Слайдове - са чудесни за хората, които търсят обикновен Office пакет. Тя е безплатна, улеснява сътрудничеството и почти всеки може да я използва. Но ако сте свикнали с нещо по-традиционно, като Microsoft Office, може да се колебаете да го използвате. Ето как да накарате Google Диск да работи по-скоро като пакетите за настолни компютри, с които сте свикнали.

Защо Google Drive?

Не ни разбирайте погрешно, пълните офис пакети са чудесни за хора, които работят в офиси и се нуждаят от множество специфични функции. Дори не е необходимо да плащате за тези функции, тъй като пакет като LibreOffice може да направи много от същите неща като Microsoft Office. Работата е там, че повечето от нас не се нуждаят от хилядите функции, които Microsoft Office предлага.

Колкото повече функции съществуват, толкова по-объркваща става една програма и докато софтуер като Word е страхотен, той също е бавен и труден за използване, ако просто искате да седнете и да направите нещо. По-важното е, че Google Drive всъщност прави определени задачи по-лесни от пакета за офис бюро. Сътрудничеството с големи групи е значително по-лесно с Google Drive. Споделянето на документи не изисква специален софтуер, за да се отвори, и можете да получите достъп до всичките си документи отвсякъде, почти на всяко устройство с интернет връзка. Това, което му липсва в мощностните характеристики, го превръща в използваемостта.

Всичко казано, Google Drive определено няма много функции, които хората се нуждаят от офис пакет. С леко ощипване можете да накарате Google Drive да прави почти всичко, което един обикновен потребител може да иска.

Научете основите на това, което Google Drive може (и не може) да направи

Google Drive обхваща множество различни услуги, но трите приложения, които има, за да се конкурират с офис пакети са Документи (текстообработка), Таблици (електронни таблици) и Слайдове (презентации). Нека да разгледаме по-важните функции на пакета на Google и как се свързва с повечето офис пакети за настолни компютри:

  • Google Drive може да отваря и редактира документи на Microsoft Office
  • Google Drive спестява версии на документ на стойност 30 дни, така че можете да се върнете назад и да разгледате предишни редакции. Това също означава, ако можете да възстановите по-ранна версия, ако презапишете нещо важно.
  • Google Документи поддържа огромно количество шаблони, подобно на Office, за неща като автобиографии, планиращи бюджети, учебни програми и други.
  • Google Документи разполагат с инструменти за сътрудничество и опции за нотация, но ще ви е необходима добавка, за да се доближите нещо до функцията „Проследяване на промените“ на Word.
  • Подобно на Office, Google Drive поддържа добавки за допълнителна функционалност
  • Изследователският инструмент на Google Docs улеснява съхраняването на вашите бележки и други документи за изследване.
  • Всички файлове на Google Drive се запазват автоматично в акаунта ви в Google Drive, така че можете да имате достъп до тях от всеки компютър, телефон или таблет по всяко време.
  • Google Sheets поддържа основно форматиране, редактиране на формули, шаблони, функции на електронни таблици и изгледи на филтри.
  • Google Slides няма толкова много призрачни анимационни функции, колкото Powerpoint, но неговата простота го прави така, че всеки да може да изгради добра презентация само за няколко минути.

Google Drive има много други функции, но по-горе е описана по-голямата част от функционалността, която преминава между набор от настолни компютри и Google Drive. Сега, нека да разгледаме разширяването на тази функционалност, за да направим Google Диск използваем от малки фирми, писатели, студенти и всички други, които искат да изкопаят своя набор от десктопи.

Вземете офлайн Google Drive

На пръв поглед изглежда, че Google Drive е само онлайн. В крайна сметка това е уеб приложение, нали? Но можете да използвате всички приложения в Google Диск офлайн, точно като офис пакет от настолни компютри, ако го настроите предварително. Всичко, от което се нуждаете, е Google Chrome. Ето как да го настроите:

  1. Отворете drive.google.com в Chrome.
  2. Кликнете върху „Още“ и изберете „Офлайн“
  3. Кликнете върху бутона „Вземете приложението“, за да се насочите към уеб магазина на Chrome и изтеглете приложението Google Drive
  4. След като е инсталиран, щракнете върху иконата на Drive и след това върху бутона „Активиране офлайн“

За да извлечете максимума от тази функция, трябва да активирате офлайн режим на всички компютри, на които работите. Сега файловете, върху които работите, ще се синхронизират с Google Drive и можете да работите върху тях, независимо дали имате интернет връзка или не. Ако искате по-традиционен стил на достъп до папки и локални версии на вашите файлове, приложението Google Drive прави малко по-лесен достъп до вашите файлове от вашия работен плот.

Използвайте добавки в Google Документи

Не е тайна, че Google Документи нямат набор от функции на нещо като Microsoft Word. И в по-голямата си част това е добре. Но за малкото функции, които искате, наскоро въведените добавки към Google Документи и Таблици правят възможно добавянето на по-разширена функционалност - без размаха или допълнителни разходи. Ето само няколко примера за някои от по-полезните добавки в момента:

  • Съдържание: Както подсказва името, тази добавка ви дава основна таблица на съдържанието. Подобно на съдържанието в Word, той се създава динамично, докато пишете и добавяте нови секции. Не е толкова надежден като този в Word и вероятно няма да работи за вашата докторска дисертация, но предоставя лесен начин за достъп до различни части на документа.
  • EasyBib: Библиографиите винаги са болка за въвеждане, но офис пакетите направиха това малко по-лесно, като предоставиха прост начин за добавяне в източници, без да се притесняват от форматирането. EasyBib прави същото за Google Документи.
  • Проследяване на промените: Реалната функция на Word убиец в сътрудничество е неговата функция Track Changes. Тази добавка въвежда тази функционалност в Google Документи.
  • Лесно заглавие и долен колонтитул: Google Docs няма лесен начин да управлявате заглавките и долните колонтитули на страницата, както Word. Тази добавка го прави малко по-малко болезнен, като ви позволява да въведете форматиране от друг документ.
  • Проверка на последователност: Проверката за последователност на Word е полезна за големи документи, където трябва да сте сигурни, че не сте променили случайно консистенцията на форматирането. Тази добавка прави това възможно в Документи.
  • DocumentMerge: Сливането на документи на Word е една от най-мощните му функции, които повечето рядко се нуждаят, но тази добавка прави възможно с Google Документи.
  • Тезаурус: Ако не сте фен на отварянето на изцяло нов раздел за търсене на синоними, тази добавка носи Тезаурус право в Документи.

Използвайте Добавки в Google Таблици

Подобно на Google Документи, Google Sheets има множество различни добавки, които носят нова функционалност. Повечето от тях не могат да ви доведат до електроцентрала като Excel. Стил, комбиниран с основно разбиране на формулите, те ще ви доближат достатъчно, ако използвате електронни таблици само за конкретни задачи:

  • Стилове: Стилове добавя способността за стайлинг на Excel за, когато искате да направите тези електронни таблици по-вълнуващи от серия черно-бели кутии.
  • Обединяване стойности: Звучи скучно, но в Листовете липсваше тази доста често срещана функция за електронни таблици, така че е хубаво, че тази добавка го прави възможна.
  • Разширено търсене и замяна: Листовете имат проста функция за намиране и замяна, но тази добавка я привежда повече в съответствие с тази на Excel.
  • Още шрифтове: Както подсказва името, това ви дава достъп до много по-голяма библиотека от шрифтове в Google Таблици.
  • Галерия с шаблони: За тези от нас, които не са магьосници на електронни таблици, шаблоните могат да направят живота ни много по-лесен. Докато Sheets има собствен набор от шаблони, тази добавка носи в себе си още един тон.

Листовете все още има дълъг път, преди дори да може да се доближи до замяната на програмата за настолни електронни таблици за бизнеса. Въпреки това, ако просто регистрирате разходи, управлявате пощенски списъци или проследявате нещо друго в живота си, Sheets си върши добре работата.

Добавете персонализирана функционалност със скриптове

Добавките и основният набор от функции на Google Drive са страхотни, но ако наистина искате да копаете по-дълбоко, ще трябва да изпробвате скриптове на Google Apps. Тези скриптове го правят, за да можете да добавяте почти всяка функция, която бихте могли да си представите в Google Документи и Таблици. В известен смисъл те са подобни на макросите на Office. Те включват прости функции като добавяне на макроси към много по-сложни действия като преобразуване на Google Doc в Markdown.

Можете да преглеждате скриптове, създадени от други хора, и да ги добавяте в таблици, така че не е необходимо да се научите сами да програмирате. Много от тези скриптове преминават към добавки, но все още са доста полезни, каквито са:

  • Премахване на дублиращи се редове: Защо тази основна функция липсва в таблиците е извън нас, но този скрипт я добавя в.
  • Добавяне на напомняния към електронна таблица: Електронните таблици са лесни за забравяне, този скрипт дава възможност да се добавят малки напомняния в тях.
  • Обединяване на електронни таблици в Google Документи или PDF файлове: Завършено ли е с електронна таблица? Този скрипт го обединява в документ или PDF.
  • График на имейл съобщения: Този скрипт го прави, за да можете да пишете имейл в Gmail и да използвате Google Sheet, за да задействате това, което изпраща.
  • Преобразуване между единици: Функцията за конвертиране на Excels е чудесна, този скрипт прави повечето от възможното в таблиците.

Ако използвате настолна програма като Excel за конкретна функция, с която Sheets или Docs не могат да се справят, вероятно някой е направил скрипт, който ще добави тази функционалност. Очевидно това не винаги ще бъде така, но си струва да потърсите, ако имате само няколко специфични функции, които ви свързват със софтуера на работния плот.

Запознайте се с Google Слайдове

Google Slides е презентационният софтуер, работещ в Google Drive. За разлика от Документи и Таблици, вие наистина не можете да разширите силата на слайдовете много (все още). Въпреки това, той все още има богат набор от функции, които повечето от нас все още правят добра презентация, тъй като повечето функции на Powerpoint така или иначе причиняват повече вреда, отколкото полза.

Истинският трик с Google Slides е просто да се запознаете с това как работи и да свикнете с темите. След като завършите презентация, можете да я експортирате в куп формати - включително Powerpoint - така че ще можете да стартирате тази презентация на всеки компютър, на който стартирате (можете също просто да я публикувате онлайн, за да улесните живота си). Имате множество опции за безплатни и евтини алтернативи на Powerpoint, но Google Slides върши работата достатъчно добре за повечето от нас.

Вероятно е, ако разгледате дълго каква функционалност се нуждаете от Office Suite, ще откриете, че повечето от нас могат да работят в рамките на ограниченията на Google Drive. Определено е по-скоро частичен подход. Добавяте малки битове функционалност, вместо да получавате цял пакет, но това означава, че е по-бърз и лесен за използване.